Se ascoltiamo una canzone rock ci è facile distinguere il suono della batteria o il fraseggio della chitarra.
Più difficile invece è individuare la voce del basso elettrico: si armonizza con gli altri strumenti fino a perdersi nella musica d’insieme.

Ma se facciamo l’operazione inversa e ascoltiamo una canzone senza il basso elettrico allora possiamo chiaramente cogliere una mancanza nell’esecuzione.

Anche nella quotidianità delle organizzazioni ci sono degli elementi che vengono spesso trascurati e non compresi e di cui si capisce il valore soltanto quando mancano; mi riferisco alle riunioni periodiche dedicate al gruppo di lavoro e alla formazione interna: spesso sono aspetti del lavoro di gruppo che vengono tralasciati o sentiti come un peso ma che – quando non ci sono – fanno sentire la loro mancanza.

Mi voglio soffermare in particolare sulle riunioni periodiche. All’interno di un gruppo di lavoro, di due persone o di diverse unità – indipendentemente dalla grandezza – è importante che vengano istituzionalizzati, calendarizzati e riconosciuti per preservare il giusto tempo, dei momenti dedicati al gruppo di lavoro.

Duplice è la finalità di queste riunioni: da una parte rappresentano un’occasione di scambio e di un confronto sulle attività e gli incarichi quotidiani (per esempio per i servizi che hanno a che fare con un’utenza) e di organizzazione logistica con la suddivisione del classico “chi fa cosa” o “ a che punto siamo”; dall’altra parte possono essere un momento strategico di condivisione delle finalità dell’organizzazione, di pianificazione degli obiettivi da raggiungere e delle strategie da adottare. Si tratta quindi di incontri periodici che hanno la funzione di programmazione, di monitoraggio e di valutazione; in particolare quando il lavoro è complesso, quando gli aspetti della quotidianità da seguire sono molti, quando ci sono progetti in corso su diversi fronti, la riunione – settimanale, quindicinale o mensile che sia – permette che tutti i membri di un gruppo di lavoro conoscano quello che succede nell’organizzazioni e diano il loro contributo allo svolgersi dei processi.

Le riunioni periodiche, in particolare quando l’organizzazione si occupa di lavoro sociale, ma non solo, sono anche lo spazio in cui le persone possono condividere il carico emotivo legato alla gestione di alcune situazioni che incontrano nell’operatività quotidiana.

Sicuramente il risultato è che – attraverso l’aggiornamento continuo – si sviluppa l’abitudine alla condivisione e al coordinamento che può rendere il lavoro più leggero e organizzato e che crea un senso di appartenenza all’organizzazione anche quando il lavoro è più spesso individuale.

Non è necessario creare delle sovrastrutture che appesantiscono il lavoro di tutti: è sufficiente preservare per tutti un tempo adeguato (che può essere anche un paio d’ore) con regolarità e mantenerlo come appuntamento da non perdere considerandolo parte integrante dell’attività; per rendere l’incontro più efficace e non dispersivo si può definire a priori, tra le persone che parteciperanno, un ordine del giorno con gli argomenti da trattare che viene deciso sulla base delle esigenze di tutti. Nel momento in cui non ci sono questioni da discutere né decisioni da prendere sarà sufficiente annullare la riunione mantenendo però in modo automatico l’appuntamento successivo.

Per Excursus le riunioni hanno preso il nome di riunioni di équipe e hanno cadenza settimanale: si tratta di un momento di aggiornamento su quanto accaduto nella settimana rispetto ai nostri clienti, presenti e futuri, e rispetto alla struttura organizzativa; ma è anche occasione di progettazione, di programmazione, di valutazione: nuovi servizi, piano strategico, business plan. Una volta all’anno alla riunione d’équipe dedichiamo 3 giorni interi consecutivi: quelle che familiarmente chiamiamo le giornatone di excursus sono il nostro momento di valutazione dell’intero anno e di progettazione creativa per il futuro; le programmiamo per tempo e le tuteliamo perché sono ossigeno per la nostra organizzazione.

Per noi di Excursus, che prima ancora che consulenti siamo un’organizzazione di lavoro, le riunioni di équipe hanno rappresentato l’ancora che ci ha permesso di resistere negli anni economicamente più difficili rafforzando il team di lavoro e generando risposte sempre nuovi ai bisogni che i nostri clienti esprimono; il basso elettrico che rende l’attività di Excursus un concerto piacevole da ascoltare.

Rispondi